ממה להתחיל כשהכל נראה חשוב?

חשוב דחוף

להספיק הכל ולא להספיק כלום.
כך אנחנו מרגישים כאשר דף המשימות שלנו מלא במטלות סופר חשובות, שאף אחת מהן לא סובלת דיחוי, הכל חשוב באותה הרמה. בעבודה ובחיים הפרטיים היום שלנו בנוי ממשימות, מסיימים אחת ומיד ניגשים להבאה בתור. 

נראה די פשוט, לא? 

אז איך קורה שבסוף היום אנו מוצאים את עצמנו עם אותה הרשימה של הבוקר? 

תעדוף – התשובה לשאלה 

בפוסט זה נכיר טכניקות תעדוף המשימות, על מנת להספיק את מה שבאמת חשוב!

טכניקת תעדוף מאפשרת לנו להעריך נכון את חשיבות המשימות, להבין מה אנחנו חייבים לבצע, מה לא, ומתי נכון להתמקד במשימה מסוימת. בנוסף היא מאפשרת לנו להציג (או לשקף) לאחרים (עמיתים, מנהלים, עובדים ואולי גם משפחה) את דירוג החשיבות לביצוע. קיימות מספר טכניקות התעדוף וכולן הוכיחו את עצמן. 

אין חוקיות בבחירות הטכניקה, החשוב הוא שהיא תעבוד בשבילכם. 

התנאי המקדים לתיעדוף:

  1. להיזכר ולרשום – מהן המטרות והיעדים לטווח הקרוב ולטווח הרחוק?
  2. לרכז את כל המשימות לתוך רשימה אחת!
  3. לוודא שהמשימות שאנחנו מתעדפים הן אלה שיקרבו אותנו גם למטרות לטווח הקרוב וגם לטווח הרחוק. עבור כל משימה בתוך הרשימה תשאלו ״למה אני עושה את זה?״. אם אין תשובה ברורה, תמחקו את המשימה מתוך הרשימה.

1. MATRIX

הרעיון הוא למקם את המשימות בתוך המטריצה לפי ערכים שונים. ציר x מציג ערך מסוים, ציר y מציג אחר. דוגמא לערכים: חשוב ודחוף, מאמץ והשפעה, עלות תמורה. הערכים כמובן יכולים להשתנות, הכל בהתאם לפרויקט. נקח מטריצת חשיבות-דחיפות. הערכים בתוך המטריצה יהיו: חשוב ודחוף, חשוב אבל לא דחוף, דחוף אבל לא חשוב, לא חשוב ולא דחוף.

באמצעות דירוג המשימות בתוך המטריצה תתקבל תמונה ברורה – מה עליי לבצע עכשיו, מה עליי לבצע יותר מאוחר, מה אפשר להעביר למישהו אחר, מה עליי לא לבצע כלל. 

 

הנה הדוגמא למטריצה חשיבות-דחיפות.

 

חשוב דחוף

על הצירים של המטריצה יכולים להיות גם פרמטרים אחרים:

 

עלות – ערך

 

ערך עלות

 

מאמץ – השפעה

 

הפשעה ומאמץ

 

אפשר גם להמציא ערכים משלכם ולמקם לתוך המטריצה!

 

2. MoSCoW

בטכניקה זאת אנו מיעדים את המשימות שלנו לאחת מהקטגוריות הבאות:

M – Must Do: משימות שבהחלט חייבים לבצע.

S – Should Do: משימות שכדאי מאוד (כמעט חייבים) לבצע גם כן, אך הן בחשיבות נמוכה יותר מהקטגוריה הראשונה.

C – Could Do: משימות שאפשר לעשות. ואפשר גם לא.

W – Won't Do: משימות שאין טעם לבצע. אפשר להחליף ב – Whish Do – מתחשק לעשות.

באמצעות טכניקת MoSCoW אנו בעצם יוצרים To-Do List חדש עם תעדוף נכון. 

יש חשיבות לסדר – בראש הרשימה תמיד יופיעו המשימות של M, לאחר מכן יגיע S, השלישי כמובן C ו-W יסגור את הרשימה.

 

שיטות תעדוף

 

3.Scrum

בטכניקה זאת אנו נשענים על סידור המשימות. אם מופיעות ברשימה שלי 20 מטלות, עליי לסדר אותן לפי סדר החשיבות, כאשר 1 הוא החשוב ביותר ו-20 הכי פחות חשוב. על מנת להצליח לתעדף, כי הרי הכל נראה חשוב מאוד, נענה על 3 שאלות:

  • עד כמה חשובה המשימה ביחס למטרות שלי?
  • עד כמה המשימה חשובה ביחס למשימות אחרות?
  • האם ישנן משימות אחרות שתלויות במשימה זאת?

מענה על שאלות אלה יסייע לנו ליצור דירוג מדויק.
שימו לב, לא יכולות להיות שתי משימות באותה רמת הדירוג, תמיד אחת חשובה יותר מאחרת.

 

4.MIT

טכניקה מאוד פשוטה ויעילה, מתבססת על Scrum, אך בשונה ממנה ממקדת אותנו בביצוע של שלוש משימות בלבד. כל תחילת יום רשמו לפניכם שלוש משימות לביצוע ו..תבצעו אותן! העניין הוא לבחור שלוש המשימות החשובות ביותר שחייבים לבצע, ולהגדיר זמן ביצוע. מכאן מגיע השם של השיטה – Most Important Task – MIT

 

5.The Ivy Lee Method

איבי לי היה יועץ ארגוני, אשר השתמש בשיטה זאת על מנת לייעל עבודה של חברות גדולות. הטכניקה פשוטה, אך יעילה ברמה כזאת, שאחד המנהלים פעם רשם לאיבי המחאה על סך 25,000$! השיטה מבוססת על עקרון ה-MIT, אך שונה ממנה. הצעדים להתנהלות יעילה הם:

  • בסוף יום העבודה בחרו 6 משימות חשובות ביותר לביצוע מחר
  • דרגו את המשימות לפי החשיבות
  • יום למחרת עבדו על משימה מספר 1 עד שלא תסיימו אותה בשלמותה
  • עבדו על משימה 2, 3 וכן הלאה עד שלא תסיימו אותן בשלמותן
  • בסוף יום העבודה בחרו 6 משימות חשובות ביותר לביצוע מחר
  • חזרו על הצעדים בכל יום

טכניקות התעדוף שונות אחת מהשנייה, אך לכולן מטרה אחת משותפת:

להבטיח בכל נקודת זמן שאנחנו עובדים על המשימה החשובה ביותר
ולאפשר לנו להגיע ליעדים החשובים ביותר.

לא חשוב באיזו טכניקה תבחרו, כאן אין חוקים.

החשוב הוא לדעת לתעדף ולהתקדם לקראת המטרות והיעדים, גם בעבודה וגם בחיים הפרטיים.

 

Do you find this article valuable?
(0 readers voted) Rating: 0

צרו קשר