עובדים מהבית – איך לשמור על השפיות ולעבוד פרודוקטיבית

עבודה מבית

וירוס הקורונה משפיע על כולנו בצורה דרמטית. כולנו קצת בפאניקה וקצת בשוק מאי וודאות, שינויי מדיניות דינמיים ומהפחד מלא נודע.

מוסדות הלימוד עוברים ללמידה מקוונת וארגונים רבים מנחים את העובדים לא להגיע למשרד, אלא לבצע את העבודה מהבית. לחלקנו אפשרות זאת נראית חלום, אך לחלקנו זה סיוט אמיתי.

קורונה וירוס

בארבע השנים האחרונות אני מתנהלת המון מהבית וסגנון עבודה זה הוא המועדף עליי. 

ניהלתי פרויקט הקמת אתר לסטארטאפ ישראלי, כאשר המפתחים עבדו באוקראינה ואנשי שיווק בארצות הברית. עבדתי עם מנהלים וראשי הצוותים, כאשר רוב הצוותים נמצאו בהודו. כעת אני מנהלת פרויקט מבוזר, בו כל הצוות נמצא במיקום אחר בישראל או בעולם. בנוסף אני מפתחת ומנחה השתלמויות אונליין למורים. וזה עוד לא סוף הרשימה. 

בואו נחפש למה ״כן״ כדאי לעבוד מהבית? 

קצת אופטימיות לא תפריע לנו 🙂

עבודה מהבית היא אופציה טובה לא רק לשמור על בריאותנו בתקופה הנוכחית, אלא גם אפשרות לחסוך זמן הנסיעות, לחוות פחות סטרס של הנהיגה והפקקים. עבור חלק מאיתנו אפשרות לעבוד מהבית נראית מאיימת ולא ברורה, כמו כל יציאה מהמסגרת המוכרת והמסודרת, אך האמת היא, שאם אנו יודעים לנהל ולהתנהל נכון בסביבה הזאת, בסופו של דבר נמצא בה מספר רב של יתרונות עבורנו. אז מה עושים כדי להתמודד עם המציאות החדשה? הנה הטיפים המנצחים שכבר עכשיו כדאי ליישם.

מרחב עבודה ״ביתי״ או פשוט פינת עבודה

כמה מכם יכולים לעבוד ביעילות בתוך המיטה או על הספה או מול הטלוויזיה או תוך כדי בישול ארוחה לילדים? אני די בטוחה שמעטים מאוד. כדי באמת לעבוד בבית, עלינו לארגן מקום עבודה. זה לא בהכרח חייב להיות מרחב גדול, סגור ומאוד מסודר, אך זה חייב להיות מקום מוגדר ומיועד לעבודה, מקום שבו אתם רק עובדים, מקום שבו אתם מרוכזים וחדורי מטרה. זאת יכולה להיות פינה קטנה בתוך הבית או מחוצה לו, אך היא בהכרח חייבת להוות נקודה שמחזקת את יכולתיכם לעבוד. 

ציוד

דאגו לכל הציוד הנדרש לכם לעבודה, אך יותר מכל דאגו לציוד נוח. מסך מחשב בגובה העיניים, מקלדת, עכבר, כיסא, שולחן, אוזניות, מיקרופון ובקיצור כל מה שאתם צריכים כדי לעבוד ביעילות ולא לחפש סיבות למה לא לעבוד. מחשבות כמו "הכיסא הזה עושה לי כאב גב" או "אוף, ממש קשה לעבוד בלי עכבר" יסיחו את דעתנו בערך כל שתי דקות ויפגעו ביכולת העבודה שלנו.

מרחב עבודה דיגיטלי

עבודה מהבית = עבודה מקוונת = שימוש בתוכנות.
אל תדאגו, לא הרבה.
לכל אחד מאיתנו ברור שלא נוכל להסתפק רק בתוכנות Office, כאשר מדובר בעבודה מרחוק. לעבודה נוחה ויעילה אנחנו צריכים ליצור את המרחב הדיגיטלי שלנו, אשר יכלול את כל התכונות שלא רק ישרתו אותנו לביצוע משימות, אלא גם יפשטו את תהליכי העבודה.
חשבו על תוכנות הנדרשות לכם לעבודה רצופה ותקשורת שוטפת, כמו WhatsApp או Slack.
ארגנו את כל המסמכים במקום אחד ונגיש לכל חברי הצוות. לדוגמא, ב-Google Drive או כל פלטפורמה שיתופית אחרת, שתאפשר לכם בקלות להעביר קבצים לכל בעלי העניין.
החליטו עם הצוות שלכם על תוכנה לפגישות אונליין כמו ZOOM או Skype.
בבחירת תוכנות נוספות לעבודה מרחוק חשבו באילו תוכנות אתם משתמשים ביום יום ולאיזו מטרה. הכינו רשימה של כל התוכנות. כך תוכלו להתקין מראש את כל מה שנדרש כדי להמשיך לעבוד עם אותן התוכנות גם מהבית.
במקרה אם לא ניתן לעבוד עם אותן התוכנות מהבית כדאי לחשוב על אלטרנטיבות. 

תכנון יום עבודה

תתכננו נכון את יום העבודה שלכם. פגישות אונליין, שיחות טלפון. אל תתכננו פגישות צפוף אחת לשנייה, תמיד תשאירו ״מקדם ביטחון״ לדברים לא צפויים. השתדלו לעשות פגישות יעילות וקצרות (עד שעה). 

חוץ מלעבוד אל תשכחו לתת לכם זמן מנוחה. הפסקת קפה, הפסקת צהריים, הפסקת מנוחה של 10 דקות – הן לא בזבוז הזמן, הן ניצולו הנכון כדי לנוח ולאגור כוחות. אל תשכחו גם לעבוד בין ההפסקות. הכירו את טכניקת "סמוך על השעון". נסו לכמת ביצוע של כל משימה. לדוגמא, לכתוב טיוטה למאמר לוקח לי שעתיים. לשלוח את הטיוטה לעורך ולהמתין לתשובה לוקח לי שלוש שעות וכדומה. בשלב הבא חלקו את השעון לפרוסות, כמו עוגה, בהתאם למשימות. כך תוכלו לראות תמונה כוללת של מה אתם יכולים להספיק היום ומה תצטרכו להשלים מחר.

לסדר משימות ברשימות

משימות על בסיס העדפות – כך אמורה להיראות רשימת מטלות לביצוע. ברגע שתדעו מהן ההעדפות שלכם, כך תקלו על עצמכם בביצוע המשימות. השתדלו להפוך את הרשימה ל״חיה ונושמת באמת״ ולא רשימה שאין לה שום קשר למציאות. חשוב שרשימה זאת תשקף את המציאות ובסוף היום תתן לכם תמונה מדויקת מה תכננו, מה סיימנו, וממה נתחיל לעבוד מחר. חשוב גם תעדוף לרשימה. תתחילו ממה שהכי חשוב ודחוף (קראו פוסט ״6 שיטות ליצירת תעדוף״ – לקשר). דאגו שכל משימה תהיה כתובה בשפה ספציפית, מדויקת ופשוטה. חשוב שאפשר יהיה להתחיל ולסיים כל משימה תוך כמה שעות מקסימום, כדי ליצור קצב העבודה ולהרגיש התקדמות. אם אתם אוהבי אפליקציה אמיתיים, הנה כמה המלצות שיסדרו לכם את היום:

https://www.wunderlist.com/

https://todoist.com/

https://trello.com/

כל משימה שווה כסף!

עברו על הרשימה וחשבו למי המשימה חשובה? למה היא מופיעה בראש הרשימה? מה הערך שלה ולמי? שיטה טובה להעריך את המשימות בכסף. משימות בעלות נמוכה, נגיד 10 שקלים למשימה – אלה משימות שאפשר להעביר למישהו אחר. משימוש של 1000 ש׳׳ח – משימות בעלות ערך גבוהה ללקוח הכי חשוב. רק אני וגם מיידית חייבת לטפל בזה. קראו עוד על שיטות לתעדף משימות.

אנרגיה

תתבוננו על הפרודוקטיביות שלכם במשך היום. מה שעות השיא שלכם? תתכננו לשעות אלה משימות מורכבות ביותר. מתי אתם באנרגיות ירודות – תכננו מדיטציות קצרות (כמו, https://www.headspace.com/) או פעילות גופנית של כמה דקות כדי להתעורר קצת. לשעות אלה אפשר לתכנן משימות שוטפות, אדמיניסטרציה, משהו טכני יותר. 

עבודה מהבית אולי יכולה להיראות מעט מפחידה ולא מובנת, בעיקר לאלה מאיתנו שלא רגילים לעבוד מרחוק. שיטה זאת תופסת תאוצה והרבה חברות גדולות בעולם, ללא קשר למצב של היום, כבר חושבות על לעבור לעבודה מרחוק. כמו בכל שיטה ישנם מספר חסרונות, אך היתרונות הם רבים יותר. הכל עניין של תכנון נכון והמוכנות שלנו. אל תתנו לעולם לתפוס אתכם לא מוכנים ושמרו על עצמכם.

יום עבודה מהבית נעים!

הזמינו וובינר: הדרכת העובדים איך לעבוד מהבית? לחצו כאן כדי להשיאר פרטים

 

Do you find this article valuable?
(0 readers voted) Rating: 0

צרו קשר