ארגון ישיבה בצורה אפקטיבית חוסכת זמן גם למנהל וגם לכל משתתפיה.

הכנתי צ׳ק ליסט שיעזור לכם לארגן ישיבה בצורה כזאת שתהיה מאורגנת טוב, וכל משתתפיה יבואו מוכנים ובזכות זה הישיבה תהיה ממוקדת ותסתיים עם החלטות ברורות.

אז הינה, הכנתי, השתמשו בו ותארגנו את הפגישות בצורה מסודרת ומאורגנית בכל פעם.

בקצב החיים שלנו, הכל קורה מהר ומנהל (בארגון) טוב חייב לדעת לנהל נכון את הזמן כך שיספיק לטפל במגוון רחב של נושאים על מנת להשיג את מטרות העסק או הארגון. השאיפה של כולנו היא לבצע את המשימות באופן המיטבי, ולהשיג את התוצאה האופטימלית בלי בזבוז זמן מיותר.

מנהל שהניהול זורם בעורקיו, הוא אדם המשמש בהתנהלותו הפרודוקטיבית היומיומית דוגמא לכל הסובבים אותו, הוא זה שמוביל את האג'נדה של החברה בעשייה שלו הן מול העובדים והן מול גורמי חוץ. התנהלות נעימה ועניינית תסחוף אחריו קהל אוהדים שיאמץ את דפוסי החשיבה שלו, ותיצור תחושת שייכות לארגון .

במהלך ההתנהלות העסקית/ארגונית, הישיבות גוזלות זמן רב, הן של המנהל והן של שאר המשתתפים ולכן בשלב ראשון יש לוודא שאכן יש צורך בישיבה ייעודית, או האם קיימת דרך חלופית שבאמצעותה ניתן לקדם את הנושא מבלי לבזבז שעות עבודה מיותרות של המנהל וכמה מהעובדים.

אם המסקנה היא שהנושא חשוב מאד ומצדיק ישיבה, יש להיערך לכך מראש. היערכות נכונה תיצור ישיבה ממוקדת ואפקטיבית שתשיג את התוצאה הנדרשת, ותחסוך זמן יקר.

ארגון הישיבה :

העברת מייל מסודר ומפורט לכל המוזמנים לדיון, הכולל את הנקודות הבאות :

• מועד הישיבה ואורכה הצפוי, חשוב להגיע במועד.
• שמות המשתתפים ותפקידם במסגרת הפרויקט או המיזם הספציפי. עובד שאינו יכול להשתתף במועד שנקבע, יודיע מראש מי מאנשי הצוות שלו יגיע במקומו.
• העברת הסברים ראשוניים על מהות הישיבה, מטרתה והתוצאה הצפויה, פירוט הנושאים שיועלו בישיבה . הכוונה היא לייצר ציפיה, סקרנות וחשיבה אצל העובדים לקראת הישיבה, וכך להגביר את המוטיבציה והאפקטיביות שלהם.
• העברת מסר מדויק לכל אחד מהמשתתפים על המידע שעליו להכין מראש עבור ישיבה זו. המידע יועבר ליוזם הישיבה יום לפני כן, לצורך אישור ועדכון הנתונים. ולמחרת הם יוצגו בישיבה על ידי הגורם הרלוונטי.
• יש לשאול את המשתתפים האם ירצו להעלות בישיבה נושאים נוספים הקשורים לפרויקט זה, אם כן – עליהם לרשום זאת במייל חוזר לכולם, כך שכל המוזמנים ייערכו לכך מבעוד מועד, יכינו ניירת, יבדקו נתונים או יגבשו דעה בעניין זה .
• העברת תזכורת לאחראי על מיקום הישיבה, הכנת כלי כתיבה, מחשב, לוח, מקרן , כיבוד וכו'.

הכנות של מנהל הישיבה :

• הגדרה מראש של פרק זמן שיוקצה לכל נושא ונושא בשלבי הצגת המיזם.
• הכנת כל המידע העכשווי על הפרויקט לצורך עדכון הצוות.
• תיחום זמן לסיעור מוחות, רעיונות, המלצות, שאלות.

לסיכום – ישיבות הן כלי ניהולי חשוב ביותר אך רק בתכנון, הכנה (של כל משתתפי הישיבה) וניהול נכון משיגים את מטרות הישיבה.