בהמשך לפוסט הקודם על הסכנות הנסתרות של ריבוי משימות (multitasking) החלטתי לחפש דרכים להתמודדות עם ריבוי משימות.
לפניכם ההמלצות שלי. הן פשוטות וישימות וכך גם אני עובדת:
- התחילו בהגדרת עדיפות: מהי עדיפותה של כל משימה חדשה שנכנסת ביחס לשאר המשימות. בקשו מהמנהלים שלכם להגדיר את סדר העדיפות של המשימה החדשה. בדרך כלל, אם פרויקט מסוים הוגדר כחשוב ביותר ביחס לשאר הפרויקטים, באופן אוטומטי גם המשימות השייכות לפרויקט זה יקבלו עדיפות עליונה.
- אפשרו לעצמכם להתמקד במשימות החשובות על ידי סגירת האימייל למספר שעות ביום, הגדירו את המכשיר הנייד על "שקט" והשתיקו את התזכורות (notifications).
- כדאי לסיים פרויקטים. נסו לא להשאיר "זנבות". אם אין אפשרות לסגור פרויקט סופית עקב סיבה כלשהי, אפשר להכריז על "הקפאה" לתקופה מסוימת ולהפוך את כל המשימות ל"לא פעילות" עד לתאריך שייקבע בהתאם לנסיבות. זה מוריד מעומס המשימות על העובד ועוזר להישאר ממוקדים על המשימות המתועדפות.
תכננו את היום שלכם בערב של היום שלפני. התכנון יעזור לשמור על המיקוד במשימות המתועדפות והחשובות. אני רגילה להשאיר לעצמי פתק על השולחן עם ציון המשימה אותה עצרתי בסוף היום ועם המשימה שאעשה אחריה. זה חוסך לי זמן למחרת בבוקר "להתאפס" ולהבין מה עשיתי, איפה עצרתי ועל איזו משימה לעבוד בכלל. - ציינו ליד כל משימה את תאריך היעד שלה. זה חשוב וזה עובד. נסו גם לקרב את תאריכי היעד המשוערים כדי ליצור מסגרת המאלצת את סיום המשימה בזמנים קצרים.
- נסחו את המשימות בשפה פשוטה, בהירה ומדויקת.
- הגדירו את התוצאות שאתם מעוניינים להשיג ולא את התהליך (לרוב זה אפשרי). לדוגמא, "מציאת שני פתרונות לתקלה במערכת עד 30/8/2016 שעה 10.00" ולא "פתרון לתקלה במערכת".
- בסוף יום העבודה עיברו על רשימת העדיפויות ועדכנו אותה.
למרות השאיפות שלנו לניהול זמנים מסודר ולתכנון משימות פדנטי, עדיין יכולים להיות מצבים בהם תצטרכו לוותר על העקרונות שהצעתי למעלה.
מהם המקרים בהם נאפשר לעצמנו לשבש את התכנית?
- אם אנחנו מחזיקים בידע או מידע שהוא קריטי להתקדמות של כל הפרויקט, כמובן שנענה לאימייל או לשיחת טלפון לא מתוכננים מראש.
- אם לא מצליחים לפתור בעיה, עדיף לעשות הפסקה, לעבור למשימה אחרת ולחזור אליה לאחר מספר ימים.
- לפעמים הזמן הוא קריטי עבור חתימת חוזה או הסכם. ברור שבמקרה כזה נעצור את כל המשימות המתוכנות לטובת המשימה הקריטית. נעלה אותה לעדיפות הכי גבוהה ברשימה.
כדי לסכם את שני הפוסטים בנושא ריבוי משימות אגיד לכם שלא כדאי לעסוק במספר משימות בו זמנית כי במקרה של ריבוי משימות – more is less+stress 🙂
