ביותר ויותר חברות מבינים היום מנהלים, שהמיומנות של ניהול פרויקט היא הבסיס להובלת פרויקטים בצורה מקצועית ומסודרת, ושיש נחיצות להנחיל אותה לעובדים שלהם. כמו כן קיימת הבנה, שיש הבדל עצום בין יציאה למיזם או פרויקט חדש כאשר מושתתת מיומנות לנהל פרויקטים בחברה, לבין מצב שבו חברה מתנהלת בצורה אינטואיטיבית שאינה שיטתית. הבדל שמתורגם בסופו של דבר להצלחת הפרויקטים או המיזמים, וכמובן שיש לו משמעות גם ברווח השנתי של החברה.
הבנה בניהול של פרויקטים תורמת ליצירת סדר ושיטתיות, ויש לה חשיבות רבה בעיקר כשמדובר בפרויקט שמתנהל על-ידי צוות של עובדים, וכשיש צורך להוביל ולסנכרן את תפעול הפרויקט בין מומחים שונים, כשיש בעלי עניינים מרובים, כשתאריכי היעד לחוצים והתקציב מוגבל.
מוזמנים להאזין לריאיון מורחב בנושא 'ניהול פרויקטים' בתוכנית הפודקאסט של ליאור פרנקל, שבה התארחתי: https://bit.ly/2PgYbhf
תמונת מצב – חברות שמתנהלות ללא שפה אחידה לניהול פרויקטים
בתעשייה יש לא מעט חברות שמדשדשות במקום סביב קשיים כאלה ואחרים בניהול הפרויקטים. כאשר תוצר הלוואי לכך הוא לקוחות שאינם מרוצים, איכות ירודה של תהליכים ותוצרים ועובדים מותשים, כי כדי לעמוד בלוח הזמנים פועלים כמו ב"כיבוי שריפה".
הנה דוגמה מהתנהלות שגרתית בחברה, שמשקפת תהליך שגוי של ניהול פרויקטים…
המנהל בחברה נוהג להעמיס על העובדים עוד ועוד משימות שתאריך הסיום שלהן הוא לרוב אתמול. כך על גבו של העובד מונח כעת הר של משימות, ולא פעם זה מוביל למצב שמשתק את העובד – הוא פשוט לא מסוגל להניע את הפרויקט. הוא לא מבין איזה עבודה או פרויקט עליו להעדיף ועל פני מה, כי הכול נראה לחוץ וחשוב. מתווספת לכך העובדה שחלק מהמשימות לא ברורות מספיק – אין רקע לדברים, ואין תמונה מלאה שממנה מתאפשר לעובד להבין איך להמשיך.
המצב הזה מעורר בלבול שכולל המון שאלות:
- מאיפה מתחילים?
- באיזה שלב הפרויקט נמצא?
- מהו המידע החסר ובידיים של מי הוא?
- האם כל המשימות שוות בערכן ובחשיבותן, ואיך לתעדף אותן?
- מהם השלבים המתבקשים?
- האם לערב גורמים נוספים?
- ועוד
יוצא לי לפגוש עובדים מקצועיים, לרוב מומחים, ששואפים לעשות את המיטב שלהם ולהתקדם בקריירה, ולכן נמנעים מלשאול שאלות. כתוצאה מכך הם מוצאים את עצמם עמוסים, מתוסכלים ומתנהלים מתוך תחושת משבר.
יוצרים טרמינולוגיה אחידה בחברת פרטנר
מהצד השני נמצאות חברות שצועדות קדימה, ומייעלות את התהליכים הפנימיים בחברה. הנה דוגמה לחברה שהייתה לי הזכות לעבוד עם צוותי המנהלים שלה…
לאחר המהלך המשמעותי, שבו חברת 'פרטנר תקשורת' התנתקה מהמותג הבינלאומי אורנג' בשנת 2016, חלה מציאות חדשה על החברה המקומית. היה ברור שחברת פרטנר תידרש להמציא את עצמה מחדש. היא עברה מהפך של התנתקות מהחברה הגלובלית המבוססת, והיה ברור שתידרש להתנהל בצורה שונה.
השינויים המרכזיים שאפיינו את המציאות החדשה שניצבה בפני החברה היו:
- שינוי מהותי בתקציבים שעמדו לרשות החברה
- שינוי במַצֶּבֶת כוח האדם
- צורך לבנות את הסיפור החדש של החברה – מיתוג מחודש מהיסוד
השינויים האלה גרמו לטלטלה עצומה בכל רמות הניהול ובקרב העובדים של חברת פרטנר תקשורת.
בהתגייסות של מנהלי החברה להעמיד שוב את החברה המקומית על רגליה, נעשתה חשיבה מעמיקה על תהליכי פיתוח של שירותים ומוצרים חדשים, תהליכי בקרה ועמידה בתוכניות. הייתה הבנה שכדי לשפר את התהליכים יש צורך ליצור תשתית טובה ויציבה, שעל בסיסה יתנהלו כל הפרויקטים.
בחברה פרטנר תקשורת הבינו שצריך לייצר טרמינולוגיה ייחודית לחברה – שפה אחידה, שתייעל את כל התהליכים והפרויקטים החדשים שמתנהלים בשגרת היום-יום.
בנקודת הזמן הזו הוזמנתי לחברה במטרה להכשיר את כל המנהלים מכל הדרגים, ותיקים וחדשים, בקורס של ניהול פרויקטים. הניסיון שלי בתחום (מעל ל-13 שנים) זה מצביע על כך שליצירת התשתית זו יש מספר ערכים:
- תקשורת בהירה ואחידה בין המנהלים בין העובדים ובין הצוותים
- העשרה, שיפור וחיזוק כלים המשמשים את המנהלים לניהול אפקטיבי
- יצירת תהליכי עבודה אפקטיביים שמבוססים על פרקטיקות יעילות – "פנים ארגוניות"
הקורס לא היה סטנדרטי; ולא התנהל בתנאי "מעבדה". היה ברור שהלמידה צריכה להישען על הפרויקטים האמיתיים של המשתתפים, ולהיות רלוונטית למה שקורה בשטח ובמציאות. תהליך פיתוח ההדרכה היה צמוד עם רכזות ההדרכה, שידעו בדיוק מהו הצורך של כל קבוצה ושל כל משתתף בנפרד. התכנים של הקורס התבססו על פרויקטים שהתנהלו באותו זמן בשטח. כמו כן, תרגול החומר התבסס על הפרויקטים הפעילים באותו זמן, כך שזה חסך זמן לאותם משתתפים וגם תרם "ערך מוסף" – חשיבה קולקטיבית שהעשירה את מנהל הפרויקט ברעיונות נוספים לתכנון או ליישום התוכנית.
- בין שיעור לשיעור נעשתה הערכה של הנושאים שבהם חשוב למנהלים לקבל חיזוק והכשרה.
- יחידות ההדרכה שנבנו היו ממוקדות בצורך שנבע מהשטח וגם הניסיון הייחודי של כל מנהל שהשתתף בקורס.
- משיעור לשיעור נעשתה הפקת לקחים, ולמידה לשיפור ומיצוב.
תהליך הפיתוח שהחל עוד לפני פתיחת הקורס ובמהלכו לא היה פשוט, אך אפשר "לתפור" הדרכה מדויקת ורלוונטית. אני נהנית לעבוד עם אנשים חרוצים ואכפתיים כפי שפגשתי בחברת פרטנר.
לסיכום,
- הקניית מיומנות של ניהול פרויקטים מייצרת שפה אחידה בחברה ותיאום ציפיות מדויק יותר – ואלה משמשים תשתית להתנהלות טובה יותר בחברה, ולהנעה אפקטיבית של מיזמים ופרויקטים.
- להתנהלות יעילה יש קשר ישיר למידת ההצלחה וההישגים שצוברת לעצמה החברה.
- ההצלחה מתורגמת לרווחים שנתיים וללקוחות מרוצים.
- הכשרה נכונה של ניהול פרויקטים רצוי שתעשה במרחב הקיים שבו פועלת החברה – בהתאם לפרויקטים שמתנהלים בשטח באותו זמן ובהתאם לדילמות שעולות בשגרת הניהול.
- בתהליך של יצירת שפה אחידה בחברה יש לערוך בקרה ומשוב, ולבחון האם התשתית שנבנית מתאימה לחזון החברה או דורשת התאמות נוספות. וגם להפך, לוודא שהחזון של החברה נוכח בכל שלב של הפרויקט.
מידע נוסף על אופן ניהול הפרויקט תוכלו לשמוע בתוכנית הפודקאסט – בקישור: https://bit.ly/2PgYbhf
