המושג של החלפת ההקשר לקוח מתוך עולם פיתוח תוכנה. זה ההסבר שלו בוויקיפדיה.
קונטקסט סוויצ׳ (החלפת הקשר) – אתגר נפוץ עבור עובדים רבים ולא רק בעולם פיתוח התוכנה. ככל שהתפקיד רוחבי יותר, כך האתגר גדול יותר.
אתם מתחילים יום עבודה מלעבור על המיילים, כל מייל זועק לפתרון של בעיה מסוימת ואתם מתחילים לגבש פתרונות אפשריים, ואז המנהלים, העמיתים והלקוחות מתחילים להתעורר, ושיחות הטלפון ופניות בצ׳אטים מתחילים לפרוץ לתוך התוכניות שלך. אה, וגם לא לשכוח לסיים כתיבת מסמך, לזמן פגישה, להתכונן לפגישה, לסכם פגישה מלפני יומיים, לדווח סטטוס, לעמוד בתאריך היעד של המשימה. ושלא נדבר על המשימות שהמנהל/ת מתחיל/ה להפיל עליך, אחת ועוד אחת – בניהול מטריציוני זה קורה הרבה.
אתם יושבים ליד השולחן ומתקשים להתמקד. אנחנו שוכחים מה התחלנו לעשות לפני שהטלפון צלצל, רעיון מבריק ״בורח״, אנחנו מפסידים זמן עבודה כדי להתאפס ולהחליט במה לטפל קודם, הראש מלא מחשבות מבולגנות. אנחנו חוזרים למשימה ואחרי כמה דקות של ריכוז יש מצב שנמצא את עצמנו באתר חדשות או מזג האוויר. ועכשיו אנחנו בעצמנו גורמי ההפרעה שלנו!
בסוף היום יש תחושה של עייפות, תקיעות ותסכול.
האם התופעה מוכרת לך?
קונטקסט סוויצ׳ינג היא תופעה שבאופן משמעותי פוגעת בפרודוקטיביות ויש לטפל בה אם אתה שואף למקסם את התפוקה היומית שלך.
מה זה קונטקסט סוויצ׳ינג בהקשר סביבת העבודה?
ג׳ואל ספולסקי (מפתח, בלוגר ומייסד ושותף-מייסד חברות בעלות שם עולמי) מסביר את התופעה בצורה מעניינת, הוא משווה עבודה של מעבד מחשב לעבודה של מוח אנושי (מתברר שגם למעבד מחשב לוקח זמן לעבור מביצוע של משימה אחת לאחרת). ג׳ואל מסביר שלמפתחי תוכנה לוקח זמן רב במיוחד לעבור ממשימה למשימה, כי מפתח מחזיק הרבה מידע בו זמנית בראש. ככל שהמפתח יותר ממוקד במשימה שלו וזוכר יותר פרטים, כך הפרודוקטיביות שלו עולה. כאשר מפתח ״קופץ״ למשימה אחרת, הפרטים שהוא מחזיק בראשו נמחקים מזכרון הטווח הקצר שלו, ואחר כך יהיה לו קשה לשחזר את המידע, אם בכלל.
קונטקסט סוויצ׳ינג הוא החלפת נושא העבודה ממשימה אחת לאחרת, כאשר ״קפיצה״ זאת מנושא לנושא נגרמת ע׳׳י הפרעה מבחוץ או בגלל עצמנו. לפי מחקר של Fast Company יש הפרעה כזאת לעובד כל 3 דקות ו-5 שניות. כדי לחזור לפעילות ולהתפקס בה בחזרה נדרשות 23 דקות ו-15 שניות. ההפרעה בפעילות שלנו חמורה במיוחד כאשר ההפרעה באה מנושא אחר לחלוטין. כלומר, אם אני ממוקדת במשהו ויש לי הפרעה קצרה שדורשת איזושהי תגובה זריזה ו״טכנית״ – הפגיעה בביצוע של המשימה העיקרית לא תהיה רצינית, אבל אם משימת חשיבה דורשת ממני התייחסות מעמיקה ורצינית, הפגיעה במשימה הקודמת תהיה משמעותית.
המחיר של קונטקסט סוויצ׳ינג
לקונטקסט סוויצ׳ינג יש ״מחיר מנטלי ופיזיולוגי״: עובדים שיודעים ש״זה יבוא״ ומצפים להפרעות רבות במשך יום העבודה שלהם, כאילו מפצים על התופעה ועובדים מהר יותר, אבל המחיר של זה הוא סטרס. הוא מתחיל מתחושה של חוסר יכולת לעמוד בקצב ולהספיק הכל, פשוט העדר שליטה וחוסר אונים.
בתחומי עבודה שבה נדרשת יצירתיות ברמה גבוהה או המצאת פתרונות מורכבים, יחד עם איבוד ריכוז מאבדים גם את ״מרחב החשיבה״ וזרימת הרעיונות, וכך ההפרעות מונעות מהעובדים להתעמק ולשקוע בביצוע של המשימה.
איך אפשר לצמצם את התופעה של קונטקסט סוויצ׳ינג ואת ההשפעה שלה על ניהול זמן שלך?
- משימה אחת בכל נקודת זמן – כל פעם לעבוד על משימה אחת בלבד (הצעתי גם בפוסטים כפתרון לבעית multitasking)
- רישום – להחזיק ליד המקלדת פנקס/מחברת כדי לרשום את הנקודות בהן עצרתם, ואת הדרישות החדשות. אם ניתן – ליידע מתי בדיוק תתייחסו למשימה החדשה.
- ליידע את המנהלים על הקושי ״לקפוץ״ ממשימה למשימה, ועל הפגיעה בתהליך העבודה שלכם.
- פומודורו – טכניקה לעבודה עם טיימר. פשוטה וישימה, ופגשתי הרבה דוגמאות המוכיחות את האפקטיביות שלה. העיקרון פשוט:
- לבחור משימה אחת
- להגדיר טיימר ל-25 דקות עבודה ולעבוד על המשימה
- לסמן V (בוצע) על המשימה, להוקיר את עצמכם!
- לעשות הפסקה 5 דקות
- לאחר 4 פעמים של 25 דק. עבודה ממוקדת אפשר לעשות הפסקה ארוכה יותר, של 20 או אפילו 30 דקות.
- לנתק הפרעות חיצוניות – להשתיק טלפון, לסגור חלונות אינטרנט, לסגור אתרי מדיה חברתית ותזכורות בסמארטפונים.
- כאשר משהו רוצה להכניס לכם משימה חדשה תשאלו: ״אני יכול לסיים את משימה X ואז לטפל במשימה הבאה?״
- הגדרת מטרות – האם בתחילת היום ברור לכם איזו משימה הכי תקדם אתכם להשגת המטרות שלכם? כתבו את המטרות החשובות שלכם במקום בולט, כך תשמרו על המיקוד ביום יום.
- עבודה מהבית – Gloria Mark (פרופ. באוניברסיטה קליפורניה) נשארת בבית כאשר היא צריכה לעבוד על המשימות שלה ללא הפרעות. Remote working – זאת אופציה מצויינת לקדם משימה חשובה עם מינימום הפרעות.
