בשנים האחרונות כבשה הגישה האג'ילית את עולם ניהול הפרויקטים, ולא בכדי: מתודולוגיה זו תואמת את הקצב המהיר של העולם העסקי ומספקת כלים המסייעים למנהלי פרויקטים בכל העולם להשלים משימות במהירות ויעילות.
מהי הגישה האג'ילית?
מה ההבדל בינה לבין הגישה המסורתית? ומה הקשר בין שתיהן למדריך לֹPMBOK®?
זה הזמן לבחון את עצמכם ולגלות: איזו מתודולוגיה מתאימה לפרויקט שלכם?
התנ"ך של מנהלי הפרויקטים
העולם העסקי משתנה ללא הרף. כמנהלי פרויקטים אנו נדרשים לאמץ גישות, מתודולוגיות ותהליכים חדשים שיהפכו את ניהול הפרויקט, את המוצר ואת הארגון כולו ליעילים, מהירים ומעודכנים יותר. אם אתם מנהלי פרויקטים בעידן החדש, ודאי נתקלתם במדריך PMBOK® – התנ"ך הבלתי מעורער של התחום. בסיס הידע המפורט במדריך מסייע למנהלי הפרויקטים להשיג תחושת ביטחון ושליטה מרבית על תחומי האחריות המוטלים עליהם.
וכמו התנ"ך, גם מדריך PMBOK® לא תמיד קל לקריאה. המדריך אמנם מפורט ויעיל, אך מנהלי פרויקטים רבים מעידים כי הוא מאתגר להבנה וליישום. זו, אגב, אחת הסיבות לפיתוחו של קורס האון-ליין בנושא – קורס המבוסס על המדריך, משלב את מתודולוגיות העבודה העיקריות המוצגות בו, ולמעשה מאפשר לי להפוך את הנושאים הללו לפשוטים ונגישים יותר עבור מנהלי פרויקטים המעוניינים להעמיק את ידיעותיהם. בנוסף, הסימולציות והתרגולים הנערכים בקורס עוזרים להפוך באופן מיידי את הידע לפרקטיקה יישומית.
בואו נכיר את שתי הגישות המרכזיות בניהול פרויקטים – המסורתית והאג'ילית:
הגישה המסורתית – המפל הליניארי של פיתוח הפרויקט
ניהול פרויקטים בגישה המסורתית קרוי גם 'ניהול בגישת מפל המים' (Waterfall). בגישה זו השלבים השונים סדורים באופן ליניארי וברצף קבוע: שלבי התכנון, הפיתוח, הבדיקות והבקרה מתבצעים בזה אחר זה. לכל אחד מהם מוקדש זמן משלו, ואף על פי שלעיתים תתקיים ביניהם חפיפה, כל אחד מהשלבים הללו מוגדר עצמאית ומתנהל באופן מחזורי.
מדוע זה כדאי?
- בהירות – בשיטה הליניארית יעדי הפרויקט מוגדרים בבירור
- שליטה – התהליכים מסודרים, עוקבים ונשלטים באופן מלא
- בקרה – קל לנהל מעקב ובקרה אחר כל שלב ושלב ואחר הפרויקט בכללותו
אך הגישה המסורתית טומנת בחובה, כפי שמייד נראה, גם אתגרים רבים. בגישה זו קיימת גמישות מינימלית ועצמאות פחותה. מנהל הפרויקט נדרש לנהל את מטרות הפרויקט ולהשיגן כשמצד אחד הדרישות קבועות ולוחות הזמנים והתקציב אינם ניתנים לשינוי, אך מצד שני, מה לעשות, המציאות לא פעם אינה ניתנת לתכנון ולשליטה כפי שהיינו רוצים: הספק לא מספק את הסחורה בזמן, אחד מאנשי הצוות חולה, מפתחת מומחית החליטה להתחתן וכיו"ב.
חוסר הגמישות הטמון בגישה המסורתית מוביל לכך שתגובתו של צוות הפרויקט לשינויים שצצים באה באיחור, ולמעשה השינויים מכניסים את כל המערכת לסטרס: יש הרבה תקלות ובאגים, ניתן לראות עבודה שלא מסתיימת עד הסוף (Undone work), והשינויים לא נמצאים בפוקוס של אף אחד, כי כולם 'רצים קדימה' כדי לעמוד בלוחות הזמנים כמה שניתן. כתוצאה מכך התוצר המתקבל הוא באיכות ירודה, יש חריגה בתאריך היעד ובתקציב הפרויקט, והלקוח אינו מרוצה: הוא המתין כל כך הרבה זמן כדי לראות את התוצר הסופי, הפגין סבלנות, שילם הרבה כסף – ויצטרך לחכות עוד ועוד עד שהפרויקט יגיע לסיומו.
הגישה האג'ילית – גמישות ומהירות במאה ה-21
פירושה של המילה Agile בשפה האנגלית הוא גמיש ומהיר. ואכן, בניגוד לניהול פרויקטים בגישה המסורתית, הגישה האג'ילית עוקבת אחר תהליכי הניהול והביצוע באופן שאינו ליניארי ושאינו כולל רצף פעילויות קפדני – אלא מאפשר גמישות רבה יותר, וכפועל יוצא מכך גם מהירות תגובה ויכולת להסתגל לשינויים. זוהי גישה עדכנית יותר, המותאמת לפיתוח מוצרים מורכבים ולעבודה בקצב החיים הדינמי שדורש העולם העסקי (בגלל המציאות הדינמית ואף כאוטית), ולכן היא פופולרית מאוד בקרב צוותי פיתוח.
לגישה האג'ילית כמה יתרונות בולטים:
- גמישות לכל אורך הדרך
- קיצור ה-TTM (Time to Market)
- יכולת לעמוד במסגרת התקציב ולוחות הזמנים המוסכמים מראש (שכן התכולה יכולה להשתנות)
- איכות ושקיפות מרביות
- הגורם העסקי (ה'ביזנס') מעורב בפיתוח הפרויקט, ולכן הוא 'רגוע' ומרגיש שיש לו שליטה על הפקת המוצר שלו.
אג'יליות בשטח – לרוץ ספרינט למרחקים ארוכים
התפיסה האג'ילית היא למעשה 'דרך חיים' המורכבת מארבעה עקרונות-על. היא מיושמת בעיקר בפרויקטים המאופיינים באי-ודאות גבוהה ודרישות מורכבות, ויישומה משלב מספר שיטות עבודה (frameworks), דוגמת SCRUM ו-KANBAN.
וכך (על רגל אחת) זה עובד:
- ניהול פרויקט אג'ילי מורכב מספרינטים קצרים, המובילים בסופו של דבר לפיתוח המוצר או הפרויקט המלא
- כל ספרינט שכזה נמשך לרוב שבועיים עד חודש
- עם השלמתו של כל ספרינט מוצגת גרסת מוצר קטן (review) ללקוח.
- בשלב זה, כשהמוצר (שהוא 'מוצר ביניים' למעשה) נמצא בצד הלקוח, מתקיימת פרזנטציה שלו, משוב (מצד הביזנס ואולי גם משתמשי הקצה) ופגישת למידה לטובת הפקת לקחים להמשך העבודה.
זוהי גישה איטרטיבית, השואפת לעבוד בשיתוף פעולה מלא עם הלקוח וללמוד ממנו 'ישירות' על הצרכים העסקיים שלו – כדי להצליח לספק לו פתרון מקצועי, מהיר, והכי חשוב: עם ערך משמעותי לעסק שלו.
אז… מתי לבחור בגישה האג'ילית ומתי בגישה המסורתית?
הבחירה בגישה האג'ילית או המסורתית תלויה מאוד בסוג הפרויקט, בדינמיות של הסביבה הטכנולוגית (כגון בשינויים של הדרישות הרגולטיביות או בדרישות אבטחת המידע) ובמידת המורכבות שלו.
פרויקטים גנריים, קטנים או פשוטים לביצוע, וכן כאלו המבוססים על דוגמאות שבוצעו בעבר עבור הלקוח, יזכו על פי רוב לניהול בגישה המסורתית. אלו פרויקטים ש'נהנים' מרמת ודאות ובהירות מרבית, ועל כן ניתן (ואולי אף כדאי) לנהל אותם גם בשיטה המסורתית. דוגמה לפרויקטים כאלו היא פיתוח דף אינטרנט נוסף או קטגוריה נוספת לאתר קיים של הלקוח.
לעומת זאת, בפרויקטים הכרוכים בדרישות מורכבות ומאופיינים בסביבת עבודה שאינה ודאית, אינה בהירה מספיק ודורשת 'מסע' פרויקטלי ארוך – נעדיף לבחור במתודולוגיה האג'ילית, המאפשרת לנו גמישות, אדפטיביות ויצירתיות. ואם נשוב לדוגמה מעולם הדיגיטל – בפרויקט לפיתוח אפליקציית מובייל חדשנית נעדיף את הגישה הזו, שכן היא תספק לנו תחנות ביניים רבות, תשפר את היכולת שלנו לאמץ שינויים לא צפויים ותעניק אפשרויות רבות לשיפור מתמיד ולקבלת פידבק.
כשמסורתי פוגש אג'ילי
מנהל פרויקטים מיומן ומוצלח 'מחזיק' בראשו מגוון מתודולוגיות עבודה ויודע מתי לשלוף את הגישה המתאימה. אימוץ שתי הגישות הללו – הן המסורתית והן האג'ילית – מאפשר למנהל הפרויקט להכיר את המארג השלם ולעשות שימוש בגישה הרלוונטית בהתאם לצורך. בסופו של יום, מנהל פרויקטים טוב הוא מי שיודע 'לקרוא את השטח', לנתח את צורכי הפרויקט, לבחור את הגישה המתאימה ביותר ולעיתים אף לשלב בין השתיים.
