איך להפוך פגישת אונליין ליעילה באמת? 

האתגר של ניהול פגישות עם צוותים מבוזרים – זאת כבר השגרה שלנו. קורונה וירוס שהסגיר אותנו והפך את המרחב הביתי שלנו למרחב העבודה.

הגלובליזציה שמאפשרת להקים צוות שיווק בארצות הברית, מפתחי ובודקי התוכנה באוקראינה או הודו, ארכיטקט בישראל, הנהלה גם היא מבוזרת בכדור הארץ.

המון פעמים בחודש שעבר שמעתי מראשי צוותים וScrum Masters איתם עבדתי על אותן השאלות:

• כיצד מנהלים פגישת אונליין יעילה?
• כיצד גורמים למשתתפים להיות פעילים במהלך פגישת אונליין (ולא לעסוק בדברים אחרים, כמו שידוע קורה מתוך המחקרים וגם מחוויה אישית של מנהל השיח)?
• על מה עליי, כמנהל/ת, לשים לב במהלך הפגישה כדי לרתום את המשתתפים?
• איך למצות את הפוטנציאל של המשתתפים גם כאשר מדובר בדיון אונליין?
• אענה בפוסט זה על שאלות אלה.

נתחיל.

פגישות אונליין באמצעות Skype או Zoom, או כל כלי טכנולוני אחר, הן חלק משגרת העבודה בהרבה ארגונים. לא מעט יוצא לי להשתתף או לנהל פגישות עם צוותים מחו"ל, ואני רואה המון יתרונות בפגישות אונליין, אך יחד עם זאת קיימים גם מספר חסרונות בולטים:

• המשתתפים עוסקים בדברים אחרים תוך כדי הפגישה,
•  כשלים טכנולוגיים שעלולים להוביל לאיבוד ריכוז,  
• חוסר אינטראקציה בין המשתתפים, 
• חוסר היכרות בין המשתתפים, 
• אי היכולת שלנו להרגיש את האווירה ולקרוא שפת גוף, 
• השתתפות יתר של חברי צוות מסוימים, כאשר אחרים נותרים שקטים. 

בעבר כבר התייחסתי לנושא ארגון ישיבות אפקטיביות (7 תנאים לישיבה אפקטיבית וארגון ישיבה אפקטיבית). והוא עדיין נשאר מאתגר ביותר. הרי פגישה לא יעילה לא מקדמת לפתרונות ולא מייצרת רעיונות חדשניים.

מה הופך פגישת עבודה אונליין לטובה באמת?

יש מטרה, אג׳נדה (תוכנית הפגישה) ברורה, מעורבות המשתתפים, יצירת מרחב חשיבה ודיון מכבד ונעים, הפגישה מסתיימת ברשימת תוצאות בהירות. אם עקרונות אלה ניתנים ליישום בניהול ישיבות פיזיות, הם חייבים לעבוד גם בפגישות מרחוק. 

בנוסף לכללים אלה קיימים היבטים נוספים, אשר יסייעו לכם בניהול פגישה מרוחקת מוצלחת.

היבט טכנולוגי וארגוני.

בתהליך בחירת הכלי שאלו את עצמכם – מה הפונקציה העיקרית הדרושה לי לניהול הפגישה? 

אני רוצה שיראו אותי? אני רוצה שרק ישמעו אותי? אני רוצה שיראו את שקפי המצגת? אני רוצה שלמשתתפים תהיה אופציה של עבודה בשיתוף בזמן אמת? בחרו כלי שיתן מענה על כל מטרות ודרישות הפגישה וצרו סביבה המאפשרת אינטראקציה. 

בחירת הכלי האופטימלי לניהול פגישה מרחוק. מחקרים אומרים כי 55% מהתקשורת הבין אישית מהוות שפת גוף, ורק 38% מהווה טון דיבור. תקבעו מדיניות של הפעלת וידאו בשיחות אונליין. כדי שכמו בשיחה פרונטלית נוכל לראות הבעות הפנים של המשתתפים, לקרוא את שפת הגוף שלהם עד כמה שניתן.

כמות המשתתפים והימצאותם הגיאוגרפית הם היבטים מאוד חשובים בארגון הפגישה. יש לקחת בחשבון אזורי זמן שונים וכמות אופטימלית של משתתפים. 

הגדרת מטרה ברורה, בחירת אג'נדה, הגדרת זמן התחלה וסיום לפגישה (וגם עמידה במסגרת זאת) – אלה הם היבטיים חשובים שיש לקחת בחשבון.

היבט חברתי.

תוצאות אחד המחקרים מראות, כי עובדים המשתפים ביניהם סיפורים אישיים וסיטואציות חיים מצחיקות מגיעים לתפוקה גבוהה יותר של 26% בעבודה משותפת ובתהליך סיעור מוחות. בתנאי עבודה רגילים הדבר מתאפשר כל הזמן, אך לא במקרה של עבודה עם צוותים מרוחקים. על מנת להתגבר על המכשול הפיסי וליצור שיח בין חברי הקבוצה, צרו מרחב המאפשר היכרות אישית, לדוגמא שיחה משותפת שבועית בה לא מדברים על עבודה, צ'אט משותף וכדומה. זכרו, אנשים אוהבים ורוצים להרגיש חלק ממשהו, ״להרגיש שייכות״ – חברה, קבוצה, ארגון ועוד. הצורך ב״שייכות״ מאפיין את רובנו! צרו משהו ייחודי לקבוצה, לצוות. אולי אפשר להתחיל פגישות פורמליות משאלות ״לא פורמליות״ אולי משחקים בתחילת הפגישה. כדי לאפשר היכרות אישית בין חברי הצוות. 

יצירת אווירה נעימה ובטוחה

שבירת קרח. לפני הצלילה לעומק הנושאים של הפגישה, הקדישו מספר דקות לשיחה הלא קשורה כלל לפגישה – להתעניין בשלומם של המשתתפים, לשתף על העניינים של המשרד או החברה, סמול טוק על כל נושא – כל אלה יסייעו לכם ליצור מרחב בין אישי, בו כל משתתף ירגיש שייך. 

כלי נוסף שבו אתם יכולים להשתמש הוא הצגה אישית בתחילת הפגישה, במיוחד כאשר ישנו מספר יחסית גבוה של משתתפים ולא כולם מכירים ביניהם. אנשים אוהבים לדעת עם מי הם מנהלים שיחות, היכרות אישית מוסיפה ערך.

הגדרת כללי התנהגות

כדאי שכולם ידעו עקרונות וכללי התנהגות בפגישה.
כמו, כל פגישה מתחילה בדיוק בזמן, להודיע לכל המשתתפים לפחות חצי שעה מראש אם יש בעיה להשתתף בפגישה, דיון מכבד, לא קוטעים מדבר, רק דיון אחד בכל נקודת זמן, לא מרימים קול וכו׳
תקדישו זמן וצרו ״כללי התנהגות״ בפגישות אונליין יחד עם משתתפי הקבוצה, תגדירו ערכים ועקרונות חשובים. תאפשרו למשתתפים ליצור את הכללים למפגש, כי כך לא תצטרכו לשכנע אותם לעמוד בכללים אלו.

הגדרת תפקידים

אחד הדברים החשובים בניהול פגישה מרחוק הוא מעורבות של כל המשתתפים. הגדירו תפקיד לכל אחד. לדוגמא, תפקיד של אחד הוא לתעד את כל השאלות החשובות במהלך סיעור מוחות, תפקיד של השני הוא לרשום דגשים חשובים במהלך הדיונים, השלישי אחראי על התקדמות השקפים של המצגת. בדרך זאת אנו נותנים סוג של אחריות לכל אחד, מה שיסייע לכולם להישאר בקשב במהלך הפגישה. כדאי להעביר תפקיד של ״מנהל הדיון״ או ״מנחה״ בין חברי הצוות. זה יאפשר לכל איש צוות להיכנס לנעליים של התפקידים הלא פשוטים, יצור הזדהות.

לתת הזדמנות שווה לכולם

כולנו שונים. במיוחד בדרך התקשורת שלנו. ישנם אנשים מוחצנים וישנם אנשים מופנמים. עולם העבודה כולל את שני הסוגים, ועלינו להתייחס לעובדה זאת במהלך פגישות העבודה, ובמיוחד בפגישות מרחוק. אפשרו הזדמנות ביטוי שווה לכל המשתתפים על ידי מתן זמן לשיתוף מסכנות או רעיונות לכולם, בדרך זאת תגרמו גם לאלה שמדברים פחות להשמיע את דעתם. 

פנו לכולם בשם הפרטי כדי לוודא שכולם מעורבים והביעו את דעתם! תנסחו החלטות או תוצאות הדיון, ותוודאו שהניסוח מבטא נכון את כוונת הדוברים ושהקבוצה מסכימה או לא עם הטיעונים.

תוך כדי פגישה יכולים לעלות יותר נושאים מעבר לאג׳נדה שקבענו. זה בסדר. חשוב לרשום את כל הסוגיות שעולות ולתאם פגישה נוספת עבור כל קבוצת הסוגיות. חשוב לסגור פגישה עם תוצאות המתייחסות לאג׳נדה שנקבעה, אם ניתן כמובן. ואם לא ניתן, אז זה בסדר לסגור את הפגישה עם רשימת נושאים חדשים שהקבוצה העלתה תוך כדי הדיון. אם אנחנו רוצים משתתפים פעילים בפגישות שלנו, כדאי לנו להתייחס לאמירות וטיעונים של כולם, גם אם זה לא קשור ישירות למטרה או אג׳נדה. פשוט להגיד: ״זה נשמע מאוד חשוב, נרשום את הנקודה ונדון בה בפגישה נוספת. ועכשיו בואו נחזור לנושא הדיון שלנו״.

הגיבו אך אל תשפטו!
תאמרו: ״נשמע מעניין״, ״נרשום את זה לדיון אחר זה״, ״אחלה רעיון״ וכו׳
תאפשרו להשמיע קול לכל משתתף, כדאי אף שאנשים מובילים ודומננטיים בצוות ידברו בסוף.
תשאלו את המשתתפים ״השקטים״ שאלות פתוחות: ״רון, מתוך מה ששמעת עד עכשיו מה דעתך על הסוגיה… ?״

ניהול פגישת אונליין בצורה אפקטיבית מאפשר למנהל לדעת ולעקוב לאחר ביצועי העובדים, לייצר רעיונות חדשים ויצירתיים, לתרום ולהגיע לתפוקות גבוהות.

לסיכום 11 המלצות לניהול פגישת אונליין אפקטיבית:

1. הגדירו נושא הפגישה ברור לכל המשתתפים עוד בזימון הפגישה וצרפו לזימון מסמכים רלוונטים (סיכום מפגישה קודמת או מסמכים רלוונטים להבנה או התחברות לנושא הפגישה)
2. הגדירו אג׳נדה לפגישה – תוכן עניינים קצר המתאר מה הולך לקרות בפגישה
3. הזמינו משתתפים רלוונטיים לנושא וכדאי לא יותר מ7
4. שמרו על מסגרת הזמן – לא יותר ולא פחות ממה שהוגדר ביומן של כולם. אני ממליצה לא יותר משעה.
5. הכירו בין המשתתפים, אם יש חדשים שיציגו את עצמם.
6. דאגו ליצור אווירה נעימה בפגישה: צרו עקרונות וכללי התנהגות, ״שברו קרח״ בכל פגישה כדי לאפשר היכרות בין חברי הקבוצה.
7. התחילו פגישה עם סיכום והחלטות מהפגישה הקודמת, כדי לחסוך דיונים חוזרים
8. אם עולה דיון לא רלוונטי לאג׳נדה שהוגדרה – לרשום את הנקודות ולהגדיר זמן ביומן לדיון על הנושא. כדאי למנות אחראי להוביל את הדיון ולזמן משתתפים.
9. סיימו דיון עם רשימת משימות (Action items) ואחראי לכל נושאי (תיעזרו במטריצת RACI).כדאי לעשות הצבעה, לתעדף החלטות ולהגדיר ל-5 החלטות הכי חשובות אחראי ליישום (owner) ותאריך לסיום.
10. תפנו למשתתפים בשמות ושאלו שאלות פתוחות כדי לרתום אותם לתוך הדיון. בסגנון: מה אתה מציע לעשות בסיטוצאיה זאת? מה עשיתם בעבר כאשר קרה משהו דומה… ? איך לדעתך ניתן להתמודד עם …? 
11. בקשו משוב ממשתתפים מסוים בסוף המפגש ולשאול ״מה יהפוך את הפגישה לאפקטיבית יותר לדעתו?״

“To improve is to change; to be perfect is to change often.״

Winston Churchill