"אני לא מצליח לעמוד בעומס," כך תיאר את מצבו אחד המנהלים
בפגישה הראשונה שלנו לניהול אפקטיבי של הזמן. "בואי נגיד, שעוד לפני שאני
בכלל מתחיל את היום, אני כבר מרגיש מוצף… מוצף במשימות, מוצף בפגישות, פשוט
מוצף".
רשמתי לעצמי, שלהתחיל את היום מנקודת פתיחה כזאת זה מצב ממש לא פשוט, כי אם
האנרגיה מרוקנת עוד לפני שנעשתה אפילו פעולה אחת בעבודה, איך אפשר לצלוח יום שלם.
יואב הוא איש סיסטם בחברת הייטק גדולה, ובעל תפקיד מרכזי ומהותי למערכת. תפקיד מהסוג שאף אחד לא יכול למלא את מקומו, ולכן הדבר הברור מאליו הוא שניהול הזמן שלו צריך לעבוד כמו שעון שוויצרי. כדי לבחון את הסיבה לבעיות שהוא העלה ביקשתי ממנו כנקודת מוצא להציג בפני את היומן ואת המייל שלו.
כשסרקתי את היומן שלו לא הצלחתי להבין מה אני בעצם רואה. היו שם זימונים לפגישות שתואמו במקביל לאותה שעה, וזה חזר על עצמו שוב ושוב, ורק הניסיון לפענח את סדר היום היה מעייף.
סדר יום מתחיל בסידור היומן
שאלתי את יואב מדוע יש לו כל כך הרבה פגישות ועוד במקביל, והוא הסביר לי שמכל המחלקות שולחים לו זימונים, ומרוב שהמייל שלו עמוס בזה ובעשרות מיילים שנשלחים אליו מדי יום, הוא פשוט הפסיק להגיב לזימונים, ומשתדל לענות רק למיילים חשובים. "אין לי זמן", הוא הסביר את הדרך שלדעתו היא הפתרון.
האם זו באמת הדרך לפתור את הבעיה?
האם חוסר תגובה לזימונים היא השיטה המוצלחת?
מה זה אומר עלינו כשאנחנו מתעלמים ממיילים ומזימונים?
כיצד משפיעה אי התגובה שלנו על המערכת?
אי תגובה = עומס נוסף
המחשבה לדחוק הצידה את התגובה נראית אולי כמשהו שעשוי לשחרר את יואב, אבל ההפך הוא הנכון. צריך להבין שחוסר תגובה לא יעלים את הצורך. יש פרויקט ויש התנהלות סביבו שנדרשת ממספר עובדים בחברה, ועד שלא יינתן מענה מכל הגורמים הנחוצים, לא ייפסקו הפניות לאותו עובד.
אז נניח שיואב הצליח לדחות את התגובה שלו באותו יום, הצורך בו יתעורר שוב, ושוב יישלח זימון לפגישה או מייל שדורש את המעורבות שלו. לכן המשימה שהוא לא ביצע היום מתווספת ליום הבא, ובמקום שיהיו בו x משימות, יצטרפו אליו כעת עוד Y משימות שיואב לא ביצע אתמול, וכן הלאה. התופעה הזאת מזכירה כמובן את כדור השלג שמתגלגל במדרון.
מעבר לזה, בעולם העסקי התעלמות ממיילים של קולגות, ספקים ולקוחות מעבירה מסר שלילי על המקצועיות, ועל כך שאינו משתלט על המשימות שלו, ואינו מנהל עבודה טוב של עצמו. כי למעשה ההחלטה שלא לקבל החלטה אינה מקדמת לשום מקום, ומעידה לרוב על אנשים שאינם מובילים ואינם יוזמים. אלה אנשים שמרגישים כקורבן של המערכת, שהעמיסו עליהם יותר מדי, ולא מאמינים שהם יכולים להספיק הכול. הם מסוג האנשים שהעבודה מתחילה לנהל אותם, במקום שהם ינהלו את העבודה. המעורבות של אותם עובדים הופכת להיות מינימלית ושולית בחברות, ורוב הזמן הם עסוקים במרדף אחר הזנב של עצמם, מרגישים מותשים, עייפים ואף עצבניים.
חוסר תגובה פוגע במערכת כולה
בראייה מערכתית רחבה להעדר תגובה יש אפקט של הדהוד על עובדים נוספים
במערכת. לרוב פרויקט יהיה תלוי במספר עובדים, וחוליה חלשה שאינה פעילה, מחלישה
את כל היתר. והנה דוגמה שתבהיר את העניין. צוות עובד בשיתוף פעולה על פרויקט
מסוים, ואחד מהיוזמים שולח זימון לפגישה. מתקבל אישור רק מחלק מחברי הצוות למעט
אחד שמתעלם, כלומר לא מאשר אבל גם לא מגיב. מנהל הפגישה אינו יודע לתרגם את חוסר
התגובה, ולכן הפגישה מתקיימת, אבל ללא נוכחותו של אותו עובד.
בחסרונו מתנהלת הפגישה, אבל את המענה שנדרש לקבל ממנו, אי אפשר להשלים, ולכן מטרת
הפגישה לא תושג במלואה, או שיתקבלו החלטות שגויות שאי אפשר לדעת מה יהיה המחיר שלהן.
תוצר הלוואי של אי היענות הוא עיכוב הפרויקט.
במקום להתחמק תגדירו איך הייתם רוצים שזה יתנהל
מכאן ברור שההתחמקות מעכבת אתכם כעובדים ואת ניהול הפרויקטים ותהליכי
העבודה, ובכל זאת אם מתנהלים דברים שאינם תואמים את שיטת העבודה שלכם או לוח
הזמנים שלכם, הפשוט ביותר לעשות הוא לפנות לגורם המזמן, ולהסביר לו כיצד הייתם
רוצים לנהל את זה.
כך גם תרוויחו על הדרך שינוי של הסטטוס שלכם – מריאקטיביים (מגיבים) לפרואקטיביים
(יוזמים ומובילים).
כיצד כדאי להתנהל עם המייל?
שולחן העבודה, המייל והיומן שלכם הם הלב של ניהול הזמן, והם אלה שיקבעו את האפקטיביות של יום העבודה שלכם. אחד העקרונות המצוינים שמציע צ'ט הולמס בספרו: Ultimate Sales Machine היא מראש לא לגעת במשהו שאין לנו זמן לטפל בו.
את המצב הזה אתם ודאי מכירים. יש לכם מספר דקות עד הפגישה הבאה, ובינתיים אתם מחליטים לפתוח את המייל ולהתעדכן. פתחתם וראיתם שהמייל דורש מכם יותר זמן להתעמק בו, ואתם עוברים למייל הבא, וככה ממשיכים לדלג ממייל אחד למייל שני, כשלמעשה אף פעולה פרואקטיבית לא נעשתה.
על פי בדיקה שערך הולמס עולה שבכל פעם שאנחנו מדלגים מדבר אחד לדבר אחר, וחוזרים אליו למיקוד מחדש, אנחנו למעשה מבזבזים רבע שעה מיום העבודה שלנו. כאשר באופן מצטבר מדובר על בזבוז של 97 שעות בשנה, שבהן לא נעשתה פעולה פרואקטיבית.
ההמלצה של הולמס היא ברורה. אל תפתחו מייל
אם אין לכם זמן לטפל בו. לדבריו, היכולת להתרכז במשימה אחת היא שריר שיש לאמן,
בדיוק כמו כל שריר אחר. אם תרגילו את המוח להגיב לכל הסחת דעת מסביב, ייוצר מצב
שבו שריר הריכוז (קשב) שלכם מאומן להגיב לכל הסחת דעת, ותפגעו ביכולת שלכם להתרכז.
אימון כזה עשוי להיות בהתחלה מלאכותי, ויידרש זמן להתרגל לעניין, אבל אם תהיו
עקביים הוא יישא תוצאות טובות. נסו להתאמן על מיקוד במענה על הודעות שקיבלתם במייל
לפרק זמן של חצי שעה, ובהתאם לצורך הגדילו את הטווח.
עוד נתון מעניין שנבדק במחקרים אחרים הוא שהשעות שבין 6:00 בבוקר ועד 11:00 הן השעות הפרודוקטיביות ביותר במהלך היום, ולכן בפרק זמן זה כדאי למקד את ה-Doing/Creating/Making – בזמן הזה רצוי שלא לענות למייל, להודעות או לשיחות נכנסות.
יש מנהלים שאומרים שזה בלתי אפשרי מבחינתם, כי יש הודעות מייל קריטיות שמשפיעות על סדר היום שלהם. ההצעה שלי היא בפרק הזמן הזה להגדיר זמן מוקצב, לא יותר מחצי שעה, שבו מתפנים לבחון את ההודעות, לתת להן מענה מהיר, ולחזור לעיקר.
מנהלים שעובדים עם חו"ל נתקלים גם הם בבעיה, מכיוון שבהרבה מקרים הם נדרשים לתת מענה לאנשי המקצוע דווקא בזמנים האלה. להם אני מייעצת לנצל את יום א' כיום שמוקדש כולו ל- Doing/Creating/Making כמובן בדגש על שעות הבוקר.
לסיכום, האפקט של חוסר תגובה לזימונים במייל:
- יוצרת עומס נוסף וחוסר מיקוד ליום העבודה שלכם.
- מפחיתה את רמת המעורבות ואף ההשפעה שלכם בפרויקטים ובמשימות.
- לעיתים מעכבת פרויקטים, ובכך גם מסכנת את עמידת הפרויקטים באבני הדרך ובתאריכי היעד.
- פוגעת בתדמית המקצועית וגם האישית שלכם.
ההמלצה לייעול:
- חובה להגיב לזימונים! ייתכן שמי שזימן פגישה תלוי בכם להתקדמות. אם המועד אינו מתאים לכם, הציעו מועד אפשרי אחר.
- במקום התכתבות אין-סופית במיילים (שרוב האנשים
אינם קוראים), קומו מהכיסא, גשו לדבר או התקשרו ותבינו מדוע חשוב שתשתתפו בפגישה.
אולי יש משהו אחר שיכול למלא את מקומכם, ואם לא – הציעו זמן אחר לקיים את הפגישה. בנוסף, הסבירו גם להבא אילו ימים ושעות נוחים לכם יותר לפגישות. - בסיום כל פגישה כדאי לתאם עם המשתתפים מועד לפגישה נוספת, כאשר ברור מהי המטרה שלה.
