לרבים מאתנו פגישות או ישיבות הן חלק משיגרת העבודה היומיומית. מדובר באופציה שאינה אהודה במיוחד על עובדים רבים. ישיבות רבות נראות להם ארוכות מדי, חסרות מטרה, חסרות ערך, ישיבות שאינן משיגות את התוצאה הרצויה וכוללת משתתפים רבים מדי (כאשר חלק מהם אינם רלוונטיים לנושא כלל) .בישיבות רבות הזמן נמרח והתחושה היא תחושת החמצה, הן עקב בזבוז זמנם של המשתתפים, והן עקב אי השגת התקדמות בפתרון הנושא.
בהמשך לפוסט הקודם, בו התמקדתי ב -״ארגון ישיבה אפקטיבית״, כאן אני רוצה להציע לכם את התנאים הרצויים לניהול ישיבה אפקטיבית. ישיבה שבאמת תקדם באופן משמעותי פעילות עסקית או חברתית, שכל משתתפיה ירגישו שקיבלו ערך (בקטע של שיתוף מידע, ידע, עובדות ,משימות חדשות וכו׳) עבור הפרויקט. יישום של התנאים שריכזתי יעזור לשפר את האפקטיביות של הפגישות שאתם מנהלים.
- ON TIME
הישיבה מתחילה ומסתיימת על פי לוח הזמנים ולכן יש להיות ממוקדים וענייניים. ניהול הזמן הוא ערך בסיסי בהתנהלות בכל רבדי העבודה בחברה ולכן חשוב לדבוק בו. גם אם לא הספקנו לגעת בכל הנושאים, חשוב לסיים בזמן. אם תוך כדי הפגישה עולים נושאים חדשים שאינם רלוונטיים לאג׳נדה שנקבעה מראש וגם לא לכל צוות המשתתפים, חשוב מאוד לא לסטות מלוח הנושאים שנקבע מראש ולקבוע המשך דיון במועד אחר ולזמן אליה את הגורמים הרלוונטיים בלבד.
- פוקוס
מטרת הישיבה צריכה להיות בהירה וברורה מראש לכל הנוכחים וכל הפוקוס של המשתתפים לאורך כל הישיבה אמור להיות לענין זה בלבד. אם בנושא מסוים לא מצאתם פתרון במהלך הישיבה, זמנו פגישה נוספת רק עם העובדים הרלוונטיים.
על מנת להיות בפוקוס מקסימלי חשוב לשמור על כללי ברזל – לא לנהל מספר דיונים מקבילים, ולהתנתק מהטכנולוגיה (לפטופים, סמארטפונים).
- אווירה
על מנת שמשתתפי הישיבה ירגישו בנוח לדבר בחופשיות, להציע הצעות ייעול , לחלוק דעות ולהיות משתתפים ערניים ואפקטיביים, שימרו על אווירה נעימה ומכבדת לאורך כל הישיבה. הרגיעו את הרוחות ושימרו כל הזמן על ״עמדה ניטרלית ולא שיפוטית״. הקשיבו ורישמו לפניכם את הדעות השונות והתייחסו בכובד ראש ובכבוד לרחשי ליבו ולהצעותיו האופרטיביות של כל אחד מהעובדים. הטחת האשמות זה בזבוז אנרגיות לריק, מצב שאינו גורם להתקדמות בנושא הרלוונטי וגרוע מכל, יוצר חיכוכים בין העובדים. לכן, יש להסביר את הנושאים הטעונים שיפור, תוך הבאת עובדות ודוגמאות מעשיות מצד אחד והצעות אופרטיביות להתנהלות הרצויה מצד שני.
שימו לב שמילה ״עמית״ ומילה ״עימות״ – בנות אותה השורש. דעות שונות מביאות לנו ערך עצום. למדו להעריך את זה ולהרוויח מהעניין.
- השתתפות אקטיבית
בכל ישיבה רצוי שישתתפו רק הגורמים הרלוונטים לנושא שהוגדר מראש. במידה ועובד מסוים או קבוצת עובדים נמנעים מלהביע את דעתם לאורך כל הישיבה, יש לקיים עימם ישיבה אישית אחד על אחד במועד מאוחר יותר, ולהבין מדוע אינם מביעים את דעתם. בדרך כלל מדובר בעובדים נאמנים שיש להם דעה מגובשת על סמך ניסיונם הרב אך הם מעדיפים שלא להביע אותה מסיבות אישיות, אולי כי בעבר לא התייחסו לאמירותיהם או אפילו גיחכו עליהם. בשיחה האישית, יושגו פתיחות מרבית והבנות על מנת שבישיבות הבאות העובד לא יפחד להביע את דעתו החשובה לקידום התהליך.
- בחינת אפקטיביות
אחת לכמה זמן, בצעו חשיבה האם הישיבות הללו הינן פרודוקטיביות או בזבוז זמן. אם הן אינן מניבות פרי, עדיף למצוא חלופות אחרות, ישיבות מצומצמות יותר, העברת בקשות במיילים ובקרה שוטפת על ביצוע המשימות, או כל דרך מעשית אחרת.
- סיכום הישיבה
חיזרו באופן מרוכז על כל ההחלטות שהתקבלו בישיבה. רישמו מי אחראי למעקב או לביצוע בכל אחד מהתחומים ומה תאריך היעד לביצוע. באחריות העובד שרשם את פרוטוקול הישיבה, להעבירו במייל לכל המשתתפים מיד בתום הישיבה, על מנת שיוכלו להמשיך ולטפל במטלות השונות ללא דיחוי.
פתחו תבנית לסיכום הישיבות שתהיה מקובלת על כולם ותחסוך זמן קריאה ומעקב אחרי הביצועים. כאשר מתקבלות החלטות, רישמו מהי החלטה – פרטו כדי שיהיה ברור לכולם גם לאחר כמה שבועות במה מדובר.
- מעקב
בימים שלאחר הישיבה, המנהל מחויב לבצע בקרה על מילוי המשימות השונות, לקבל עדכונים שוטפים, ולוודא שהצוות כולו טיפל במלוא התקלות. במקביל יש לתת פתרונות בזמן אמת לבעיות לא צפויות שהתהוו במהלך התהליך ולא ניתן להם פתרונות מראש. הפתרון יינתן על ידי המנהל או בעזרת לקוח, צוות עובדים או מנהלים אחרים. כל שלב שלא יבוצע במועד יגרור עיכוב של תפעול המערכת כולה.
תחילתה של הישיבה הבאה תוקדש לבדיקת סטטוס המשימות/ההחלטות שהתקבלו בישיבה הקודמת, מציאת פתרונות לנושאים שנותרו פתוחים, סגירת קצוות, ופתרונות אופרטיביים לבעיות שצצו.
על מנת שפגישת ההמשך תהיה אפקטיבית כל משתתפיה מחויבים להגיע מוכנים. הכוונה היא שכל איש צוות יידע לענות על שתי השאלות העיקריות : האם המשימה בוצעה? אם לא, מי מתוך הנוכחים יכול לסייע לקדם או לסיים אותה?
לסיכום – ישיבות הן כלי ניהולי מצוין לקדם משימות, החלטות או כל פעילות אחרת הקשורה לקידום העסק.
ניהול אפקטיבי של הישיבות הינו ביטוי לאפקטיביות האישית של המנהל ויכולתו לרתום את כל אחד מאנשי הצוות להשלמת המשימות השונות.
