הדרך הנכונה לחנך בני אדם היא להיות להם לדוגמא.  אלברט אינשטיין

המשימות האישיות של כל עובד במקום עבודה הן חלק מפאזל גדול ממדים המוביל להצלחה עסקית. כאשר חלק מהעובדים אינם מבצעים את המוטל עליהם או שהתפוקה שלהם היא נמוכה, הדבר פוגע בחיוניות של הצוות כולו ובשלמותו של כל הפאזל ולכן יש לטפל בכך.

קיימות כמה שיטות אפשרויות לטפל בעובד עם תפוקה נמוכה. כל מנהל בוחר את השיטה שהיא הנכונה והמתאימה ביותר לסיטואציה הספציפית.

המצב האידאלי שאנחנו שואפים אליו הוא שכל עובד יבין מהן הציפיות ממנו. ציפיות ברמה של תוצר או של שירות, תהליך העבודה ועבודת צוות. אם תנאי זה לא מתקיים – יש סבירות גבוהה שהעובד בעצמו לא קולט את העובדה שהביצועים שלו נמוכים.

1 – שאלות מהותיות אשר כל מנהל או ראש צוות צריך לשאול את עצמו לגבי ההתנהלות מול כל עובד

• האם לכל אחד מהעובדים נאמר במפורש מה אתה מצפה ממנו?
• האם כל עובד מבין מהן ההשלכות של ביצועים נמוכים?
• האם כל עובד מקבל הכשרה קבועה וברורה, באופן פרונטלי, חומרי הדרכה או תמיכה מקצועית אחרת?
• האם אתה בטוח שהעובד יודע שהביצועים שלו נמוכים?

אם אתה מרגיש שהוא לא מודע לכשלים שלו, אולי יש צורך בשיחה כדי להבהיר את המצב.

חשוב להימנע מעימות אמוציונלי כיוון שהוא לא יוביל לשום מקום. אף אחד מכם לא ייהנה מהשיחה אם היא תהיה טעונה ורוויה באיומים או טונים גבוהים. שיחה כזאת גם לא תוביל להתפתחויות חיוביות ולכן חשוב לשמור על קור רוח ולתאם שיחה עניינית לאחר שאספת את כל העובדות הממוקדות ולא מדבר על דברים באוויר וזאת כדי להציף את הבעיה.

2 – להיות ספציפיים

אל תדבר באוויר ובמונחים רחבים. תהיה ממוקד ותציג עובדות ודוגמאות אשר מסבירות את מקור הבעיה.
אם הנושא קשור לקצב העבודה או ליעדי הפרויקט, הסבר זאת לאור הדרישות הנתונים העובדתיים.
אם העובד אינו מתנהל על פי נהלי החברה, יש להזכיר לו את המדיניות של החברה ואת המחויבות שלו לפעול על פי הנהלים כעובד החברה.

הדיון חייב להיות חד וברור ולא אמור להשאיר מקום לפרשנות מוטעית.
חשוב להתבסס על העובדות ועל נתונים מהשטח, כיוון שעליך כמנהל להעביר מסרים התואמים את הציפיות של ההנהלה באופן ברור.

3 – לא לחכות

חשוב להתמודד עם העובד שתפוקתו נמוכה תוך פרק זמן קצר. העברת מסר לעובד זה או לצוות שהביצועים לא מקובלים הם תקדים רע לו ולצוות ולכן עדיף להימנע מכך. הפתרון הוא לשוחח עם העובד ברגע שאתה מקבל את המידע על הביצועים הנמוכים שלו וזאת כדי למצוא פתרון ולא רק כדי לפרוק את התסכול שלך כמנהל מהסיטואציה הזו.

מנהל טוב צריך לשתוק. יצחק אדיז׳ס

ההמלצה למנהל היא להקשיב לעובד במשך % 80 מזמן השיחה ולדבר רק % 20 מזמן השיחה. בדרך זו העובד ירגיש שהוא מוערך והוא גם חלק מהמאמץ הכללי של הפיתוח העסקי בחברה ולכן יגביר את ההירתמות שלו. בסוף השיחה יש לוודא שהעובד הבין את מלוא המסרים. כדי שזה יקרה המנהל צריך לזכור שהמטרה של השיחה היא להגיע לשורש הבעיה, להגיע למכשול שמפריע לעובד להיות יעיל ופרודוקטיבי.

 4 – חשוב לגלות הבנה ואמפתיה

אם נושא התפוקה הנמוכה קרה באופן פתאומי, קיים סיכוי שהוא נובע מגורמים חיצוניים, כמו משהו אישי הקשור לעובד. זה יכול להיות מצב זמני, כמו קשיים בזוגיות, מעבר דירה, לידה של ילד, מחלה משפחתית או שזה עשוי להיות נושא רחב ממדים כמו רווחה נפשית או בריאות כללית.

כדאי להביא בחשבון את פרק הזמן שבו העובד עובד בחברה, בבדיקה שלך אתה עלול לגלות שהוא מילא תפקיד זהה לאורך שנים רבות, או שהוא קורבן למעשי אלימות או מצבים של חילוקי דעות עם הקולגות בצוות.

5 – להכשיר, להדריך ולאמן

עליך לוודא שאתה מעניק לכל חברי הצוות את ההכשרה המקצועית המתאימה אשר כוללת את הציפיות שלך לביצועים וזאת באופן תמציתי וברור ויש על כך תיעוד מסודר. בדרך זו אתה מעניק לעובדים שלך מיומנויות וידע אשר יועיל הן להנהלה והן לקריירה שלהם בטווח הארוך.

רצוי שתשאל את העובדים אם יש משהו מקצועי נוסף שהם זקוקים לו במסגרת ההכשרה, אם יש להם חוסר בידע מסוים כדי למלא את תפקידם או אם קיימים חסמים שמונעים מהם לבצע את כל מכלול העבודה.

6 – להבין מה מניע את העובדים

כדאי להקדיש זמן קבוע כדי להכיר את העובדים שלך טוב יותר וכדי להבין מה מניע אותם.

שאל שאלות עליהם, כמו לדוגמה:

• מהן המטרות והשאיפות שלך לטווח הארוך?
• כיצד אתה רוצה לראות את הקריירה שלך מתנהלת בשנה הקרובה?
• מה אתה יכול לעשות כדי לתמוך בעובדים האחרים טוב יותר?

על פי התגובות של כל עובד אפשר להבין את המוטיבציות של כל אחד מהם ולבחון את ההתאמה שלו לתפקיד שאותו הוא ממלא בתוך הצוות.

7 – קרן העתיד

דרך טובה להתמודד עם עובד שמתפקד טוב פחות, היא לוודא שהוא מבין כיצד הוא משתלב בתוך התמונה הרוחבית של החברה.

כדאי לשאול את העובד אם הוא יודע איך העבודה הספציפית שלו משתלבת עם שאר המשימות של אנשי הצוות ואיך התוצאה הזו משפיעה על העסק בכללותו. חשוב להבהיר להם באופן ברור את מטרותיה של החברה וכיצד הביצועים שלהם מסייעים בהגעה ליעדים הללו.

כאשר מעניקים לעובד הבנה הוליסטית יותר של החברה, הדבר מוביל לכך שתהיה מעורבות גבוהה יותר שלו.

8 – לשאול ולתעניין

כדאי לשאול כל עובד שהתפוקה שלו נמוכה מה דעתו על ההתנהלות העסקית בחברה, מה לדעתו כדאי לשפר כדי להשיג ביצועים מוצלחים יותר. גישה ייחודית זו תאפשר לעובד להיפתח ולהסביר את קווי החשיבה שלו. אופציה נוספת היא לשלוח באופן קבוע מגוון שאלות ולקרוא את המשוב של כל אחד מהעובדים.

9 – קביעת יעדים משותפת

ההמלצה היא ליצור יחד עם העובד את היעדים שלו. במיוחד כאשר מדובר בעובד עם ביצועים נמוכים כדאי לשתף אותו ולשאול אותו באיזה רובד הוא מעוניין להשתפר, מהן המטרות שלו ואם יש מיומנויות שהוא מעוניין ללמוד.

שתוף פעולה עם העובד לקביעת יעדי ביצועים מוגדרים היטב (ספציפיים, מדידים, אפשריים, רלוונטיים, ממוסגרי זמן) לצורך שיפור התפוקות.

ואז, תוך כדי שמירה על שיתוף פעולה וללא ביקורת פרטנית, שאל שאלות, כמו לדוגמה:

• מה נוכל לעשות יחד כדי למנוע בעיות ביצועים מסוג זה בעתיד?
• מה אנחנו עושים כדי להבטיח שהנושאים האלה ישתפרו?
• מה יכולים חברים אחרים בצוות לעשות כדי לתרום?

דרך זו מעודדת מחויבות אישית טובה יותר לצורך הגעה ליעדי הביצוע, לעומת הכתבה של הדרך ומיקרו-מנג׳מנט (micro-management).

מנהלים מקצועיים מבצעים מעקב אחר התפוקה על פי היעדים שהוצבו מבחינת תכולת העבודה ותאריכי היעד.
רוב העובדים אמורים להבין את חשיבותו של המעקב הניהולי ופעולה עשויה לעודד את החיוניות שלהם בעבודה.

10 – שיפור התגמול

חשוב לתת ״טפיחה על השכם״ וגם לתגמל עובד ששיפר את התפוקה שלו,
באמצעות תמריצים כספיים או מתן קידום בתפקיד כדי להגביר את האחריות שלו.

11 – היו מוכנים לפטר עובדים מסוימים

אחת הפעולות הלא נעימות המוטלות על כל מנהל היא לפטר עובד שאינו מתאים לחברה.
זהו המוצא האחרון אך לעיתים אין ברירה אלא לפעול כך.

לסיכום

אף מנהל לא מעוניין להתמודד עם בעיות של ביצועים.
אולם כמנהיג חשוב שתלמד להתמודד עם עובד שהתפוקות שלו נמוכות בעזרת השיטות שהוצעו במאמר זה וכך תוכל להתמודד באופן חיובי ולפתור את הבעייתיות הזו.

המאמר המקורי נכתב על ידי מיילס בורק הוא המייסד של 6Q.
שהוא דמות מוערכת בקרב העובדים.