בכל יום מחדש נדרש מנהל הפרויקטים ללהטט בין כמה וכמה כובעים. במהלך ישיבת הבוקר הוא חובש את כובע המנהיגות, לקראת הצהריים הוא מוסיף עליו גם את כובע המשא ומתן, ולאורך כל יום העבודה הוא אינו מסיר את כובע התקשורת.
כדי להיות מנהל פרויקטים מצליח יש לאזן בין כישורים טכניים, יכולות בין-אישיות ומגוון מיומנויות ניהוליות ותפיסתיות. בין אם אתם מנהלי פרויקטים המעוניינים לשכלל את סל הכישורים שלכם ובין אם אתם שוקלים לפצוח בקריירה כזו – הנה כמה מיומנויות שכל מנהל פרויקטים חייב להכיר ולפתח:
תקשורת בין-אישית
זוהי אחת המיומנויות החשובות ביותר בעולם העבודה, ובפרט עבור מי שעוסק בניהול פרויקטים. כדי להצליח לשתף את חזון הפרויקט, לתווך את היעדים באופן מוצלח ולרתום את העובדים להתקדמות הפרויקט, מנהל הפרויקט נדרש ליצור אינטראקציה מיטבית עם השותפים לדרך. לכן, במידה רבה, הצלחת הפרויקט מותנית ביכולות התקשורת של העומד בראשו.
מנהיגות
כישורי המנהיגות והכריזמה של מנהל הפרויקט הם קריטיים להצלחת הפרויקט. ככל שמנהל הפרויקט יהיה דמות משמעותית יותר עבור המחלקות השונות ועבור צוותי הביצוע, כך כולם יעבדו בצורה טובה יותר, המשימות יהיו מתואמות באופן מוקפד יותר – והצוות כולו יתמלא מוטיבציה וידע שיש לו על מי לסמוך ובשביל מי להתאמץ.
משא ומתן
מומלץ מאוד שמנהל הפרויקט ישלוט באומנות המשא ומתן – שכן הוא נתקל בצורך הזה לא מעט במהלך יום העבודה שלו. כך, למשל, הוא נדרש לנהל מו"מ עם ספקים, לקוחות ובעלי עניין נוספים. לא פעם הוא נדרש ליכולות מו"מ גם בתוך הצוות שבו הוא פועל – בין אם כדי ליישב סכסוכים פנימיים ובין אם כדי להוביל את המחלקות השונות לאסטרטגיות שנקבעו. בסופו של יום, המטרה של מנהל הפרויקט היא להפוך מצבי מו׳׳מ לשיתוף פעולה. רק מתוך שיתוף פעולה אפשר לצמוח ביחד -ולהתקדם בדרך הכי טובה ויעילה לקראת מימוש המטרות.
ניהול צוות
כהמשך ישיר ליכולות התקשורתיות והמנהיגותיות של מנהל הפרויקט, עליו להצטייד גם בכישורי ניהול צוות. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לקחת מקבץ אנשים מוכשרים (אך לעיתים זרים זה לזה), להפוך אותם לגוף אחד המתפקד בהרמוניה – ולאחד בין מטרות הארגון למטרות שלהם. כיצד הדבר בא לידי ביטוי בעבודה השוטפת? בין השאר ביכולת לזהות ערכים אישיים של חברי הצוות ולחברם לערכי הארגון, ביכולת לזהות חוזקות ושאיפות אישיות ומקצועיות, בהאצלת סמכויות, בשיפור כישוריהם של חברי הצוות ובהערכת הביצועים הקולקטיביים שלהם.
מודעות ארגונית-תרבותית
כדי שהפרויקט יתקדם בצורה חלקה בין תחנותיו השונות, מנהל הפרויקט חייב להיות בקיא לא רק בכל הקשור לפרויקט עצמו, אלא גם בכל מה שמסביב. רצוי מאוד שתהיה לו גם מודעות ארגונית רחבה יותר לזרימת המידע בארגון ולאופן קבלת החלטות. זיהוי וניהול של בעלי עניין פנים-ארגוניים רלוונטיים יאפשרו להוביל פרויקטים באפקטיביות מוגברת. הבנת התמונה הארגונית הרחבה היא צורך ולא מותרות, ופעמים רבות היא יכולה להשפיע על הצלחתם של הפרויקט ושל הצוות.
ניהול סיכונים וקבלת החלטות
ניהול פרויקט מוצלח נובע לא מעט מהיכולת של העומד בראשו לנתח מצבים במהירות, לקבל החלטות על סמך תוצאות הניתוח ולפתור בעיות בצורה מיטבית. אלו לא כישורים של מה בכך. לאורך כל חיי הפרויקט שוקל מנהל הפרויקט סוגיות מורכבות, מנסה למנוע סיכונים עתידיים באמצעות תצפיות, חקר וניתוח של דרישות הפרויקט, של התקדמות העבודה ושל הבקשות לשינויים – ומגבש החלטות ופתרונות להמשך הדרך. מאחורי עולם קבלת ההחלטות וניהול הסיכונים עומדות מתודולוגיות חשובות, והמיומנויות הללו הן קריטיות להצלחת הפרויקט ולהתנהלות שקולה ובטוחה.
יישוב סכסוכים
צוות שעובד טוב יחד הוא צוות שמוביל את הפרויקט לנקודת סיום מוצלחת. מנהל פרויקט מוכשר מבין זאת – ויודע כיצד לצמצם חיכוכים מראש וליישב קונפליקטים פנים-צוותיים כשהם מתעוררים. הסדרת תהליכי עבודה שלא מתנהלים כראוי, יישוב סכסוכים פנימיים, וכן מתן מענה אמיתי לצרכים בין-אישיים – כל אלו עשויים להיות ההבדל בין פרויקט כושל למוצלח. קונפליקט מקצועי הוא דבר מקדם וחיובי, אך אם אין אמון בין חברי הצוות, החברים לא ידעו להתנהל בתוך הקונפליקט באופן מובנה ומקדם.
למידה מתמדת – אימון אישי
מנהל טוב הוא מנהל שמקפיד להתפתח וללמוד – ושתמיד מוכן ומעוניין לפתוח צוהר לרכישת מיומנויות חדשות. מנהל שמשקיע בעצמו הוא מנהל שמבין שהצלחתו ותפקודו האישי הם אלו שיסייעו בסופו של דבר לצמיחת צוות יעיל, להעצמת החברה, ובסופו של דבר לביצוע פרויקטים מוצלחים ויעילים יותר.
ומילה קטנה לסיום – למנהלי פרויקטים ותיקים וצעירים
בחרתם לעצמכם מקצוע מרתק ומספק ביותר, הדורש התחדשות והתפתחות אין-סופית. מטבע הדברים לא כולם ניחנו בכל המיומנויות והכישורים שהוזכרו כאן, אך הבשורה הטובה היא שניתן לרכוש את המיומנויות הללו ולשכלל אותן.
לא פעם, במהלך קורס ניהול הפרויקטים שאני מנחה, יש מנהלי פרויקטים – בשלב כזה או אחר בקריירה שלהם – שהגיעו כדי לצבור ידע טכני או מתודולוגיה מסוימת, אך גילו כי 'על הדרך' הצליחו לשפר ולשכלל כישורים נוספים שלהם.
ההזדמנויות המקצועיות העומדות בפניכם, מנהלי הפרויקטים, ללמוד כלים מקצועיים לצד שיטות ותהליכים ניהוליים – מפחיתות לאין שיעור את הסיכוי להישחק במהלך העבודה השוטפת והופכות את המקצוע שלכם למהנה, משתלם ומאתגר במיוחד.
לחצו כאן לסילבוס קורס אונליין ניהול פרויקטים בגישה היברידית
