דרך פרקטית לניהול זמן יעיל עבור המנהלים, מנהלי פרויקטים וראשי צוותים היא באמצעות מעקב אחר הזמנים (Time tracking).
העיקרון זהה לניהול כספים באמצעות אפליקציית הבנק. כאשר אנחנו מחליטים לחסוך כסף אנחנו נכנסים לתנועות בחשבון הבנק ובודקים כמה כסף נכנס לחשבון וכמה כסף ניצלנו. אנחנו עוברים באופן עקבי על כל רשימת ההוצאות שבוצעו או שאנחנו אמורים לבצע, וזאת כדי לנתח את הנתונים ולקבל החלטות נכונות:
- האם השתמשנו בכסף על פי המטרות שהגדרנו לעצמנו?
- האם חרגנו מהמסגרת שהצבנו לעצמנו, אם כן באילו קטגוריות ובכמה?
- האם אנחנו עומדים ביעדי החסכון שלנו?
- האם יש משהו שמפריע לנו להתקדם לקראת היעדים והמטרות שהגדרנו לעצמנו?
- בהתאם למידע הרלוונטי, אנחנו מפיקים תובנות ומיישמים את הנדרש.
כל מנהל מודע לעובדה שרק מה שאפשר למדוד, אפשר לנהל כיאות.
לכן ההמלצה שלי היא לנהל זמן כמו שמנהלים כסף. הבעיה היא שאין ״מנוע״ שרץ ברקע כשאנחנו עובדים והזמן עובר. לכן אנחנו צריכים לקחת שליטה על הזמן שעובר לו בעצמו וללא השליטה שלנו. בצעו את תיעוד הזמנים כדי להפוך זמן לנתונים שאפשר יהיה לראות ולנתח אותם. אני ממליצה לתעד את רישום הזמן במשך לפחות שלושה ימי עבודה. תיעוד הזמן והפעילויות שעליו הזמן הושקע או בוזבז עוזר להפוך זמן נזיל במהירות למספרים, לדאטה.
איך מבצעים את תיעוד ניהול הזמן?
הכינו מראש דף ריק, מחברת, קובץ חדש באקסל או אפליקציה ייעודית אחרת ומהרגע שאתם מגיעים למשרד התחילו לתעד את כל אחת מהפעילויות שאתם עסוקים בה וכמה זמן היא לקחה. המשיכו בדרך זו לתעד את כל המשימות שלכם עד סוף היום וכך למשך שלושה ימי עבודה (אפשר גם יותר).
(האם את רוצה שיהיו אלו ימים רצופים? ) אם כן נכתוב שלושה ימי עבודה רצופים .
אספתם דאטה? מעולה!
הגיע זמן לניתוח הנתונים.
השאלות המנחות עבור ניתוח הנתונים:
כאשר אתם מסתכלים על הדאטה אשר משקפת את מכלול השקעת הזמן שלכם:
- ממה אתם מרוצים?
- מה מעציב אתכם?
- האם יש התאמה בין כמות השעות שאתם חושבים שאתם מנתבים לכל מטלה, מול כמות השעות שהושקעה בפועל?
- באיזה רובד כדאי להשקיע זמן קצר יותר?
- מה כדאי לא לבצע בכלל?
- מהן המשימות שכדאי להאציל למישהו אחר?
- אילו פעולות כדאי לעשות יחד עם צוות רלוונטי כדי לחסוך זמן?
- האם אתם משקיעים מספיק זמן במשימות האסטרטגיות על פי הראיה הארגונית?
- האם אתם משקיעים מספיק זמן בתכנון דברים והפקת כדי ליצור שיפור מתמיד?
- האם אתם משקיעים מספיק זמן בללמוד נושאים חדשים וחדשניים?
- האם אתם משקיעים מספיק זמן במנטורינג, בתמיכה ובהעצמת העובדים שאתם מנהלים למען העתיד והפיתוח העסקי?
קביעת נהלי עבודה חדשים
בעקבות ניתוח הנתונים והסקת המסקנות, יש לבצע כמה פעולות חשובות:
- קבעו יעדים: על בסיס הניתוח, קבעו יעדים לשינוי דפוסי העבודה שלכם. זהו את הפעילויות שיש להקטין או להפסיק, בודדו משימות להאצלת סמכויות, הגדירו זמנים שיש להקדיש עבור משימות אסטרטגיות, מנטורינג ולימוד עצמי.
- יישמו שינויים: התאימו את לוח הזמנים ואת סדר העדיפויות שלכם בהתאם ליעדים החדשים. היעזרו בסימנים שתקבעו בלוח השנה, בתזכורות, ברשימות מפורטות של משימות ובכלים דיגיטליים אשר יסייעו לכם ליישם את השינויים הלכה למעשה. כתבו כל משימה שלכם לפי מודל SMART. התאימו את המשימה לרמת האנרגיה שלכם: משימות מורכבות לשעות כאשר האנרגיה גבוהה, משימות אדמיניסטרציה – אחר הצוהריים או כאשר האנרגיה יורדת.
- עקבו אחר ההתקדמות: לאחר כמה שבועות, ערכו מעקב חוזר כדי לוודא שיש שיפור באופן ניהול הזמנים. אם קיימת תחושת שליטה על ניהול הזמן, איזון וסיפוק בסוף היום, כי סיימנו את מה שחשוב ומשמעותי – אלה הם הסימנים הטובים ביותר לכך שאכן התבצע השינוי שהייתם אמורים ליצור בתחום ניהול הזמן. המשיכו להתאים את דפוסי העבודה ואת האסטרטגיות לניהול הזמן בהתאם למטרות האישיות והמקצועיות.
- תהליך זה של תיעוד, ניתוח ושינוי דפוסי עבודה אינו מתרחש ביום אחד, אלא מדובר בתהליך מתמשך והוא יעזור לכם מאד להפוך את ניהול הזמן ליעיל ולהבטיח שאתם משקיעים את הזמן יקר הערך באופן חכם ויעיל יותר.
- אם התרחש שינוי משמעותי בשגרת העבודה שלכם חזרו על התרגיל שוב ותקבלו החלטות חדשות מבוססות דאטה שתאספו דרך מעקב ותיעוד, בדיוק כמו שהייתם עושים בניהול הכסף שלכם.
אני מזמינה אותך להצטרף לתהליך יעוץ וליווי אישי שלי, כדי ליצור שיפור באופן שיהיה מותאם למטרות המקצועיות ולסביבה הארגונית הייחודית שלך.
